Heute veröffentlichen wir die zweite Version von ADON CRM. Das ist kein kosmetisches Update und kein „wir haben die Buttons umgefärbt". Es sind sechs Monate ruhiger, sehr aufmerksamer Arbeit mit den Menschen, die unsere Software jeden Tag nutzen, Fotograf:innen und Studios in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Sechs Monate Gespräche, Beobachtungen, Tests und Überarbeitungen. Sechs Monate Nachdenken darüber, wie eine CRM aussehen sollte, die zwischen zwei Shootings, in der Pause oder am Samstagabend nach einem endlosen Tag geöffnet wird, und die nicht zusätzliche Müdigkeit verursachen darf.
In diesem Artikel zeigen wir, was sich geändert hat, warum wir genau so vorgegangen sind und was die zweite Version dir ab heute gibt.
Warum überhaupt eine zweite Version
Die erste Version von ADON CRM löste eine offensichtliche Aufgabe: Das, was bei Fotograf:innen über Messenger, Notizbücher, Tabellen und Kalender am Kühlschrank verteilt war, an einem Ort zu bündeln. Kund:innen, Buchungen, Galerien, Zahlungen, alles in einem System. Und das funktionierte. Studios wechselten vom chaotischen zum strukturierten Arbeiten, sahen ihre Zahlen, verloren keine Anfragen mehr.
Aber die erste Version ist immer eine Grundlage, kein Endpunkt. Je mehr Menschen die Software nutzten, desto häufiger hörten wir denselben Wunsch, nur unterschiedlich formuliert:
„Macht es so, dass ich nicht über die Software nachdenken muss. Ich will mich um meine Shootings kümmern, nicht um das Werkzeug."
Genau das wurde zum Leitsatz für die zweite Version. Nicht „mehr Funktionen". Nicht „neues Design um des Designs willen". Sondern weniger Belastung im Kopf der Fotograf:in. Damit jede häufige Handlung weniger Sekunden und weniger Aufmerksamkeit kostet. Damit das System keine überflüssigen Fragen stellt, kein Auswendiglernen verlangt und den Arbeitstag nicht in Arbeit mit einer CRM statt Arbeit mit Menschen verwandelt.
Was wir in den letzten sechs Monaten gehört haben
Wir haben Feedback systematisch gesammelt: Interviews mit Studio-Inhaber:innen, Beobachtung echter Arbeitsszenarien, Analyse, an welchen Bildschirmen Menschen hängen bleiben, was sie dreimal öffnen, wo sie fragen „wo war das nochmal?". Aus all dem haben sich drei klare Themen herauskristallisiert, und V2 schließt jedes davon.
Erstens, Einfachheit. Viele sagten: „Ich bin keine IT-Expert:in, ich bin Fotograf:in. Ich will nicht erst etwas durchdenken, ich will klicken und es soll funktionieren." Wir haben jeden zentralen Ablauf neu angesehen (Kund:in anlegen, Galerie erstellen, Rechnung schreiben) und alles entfernt, was nicht zwingend nötig ist. Weniger Felder. Weniger Schritte. Weniger „was wähle ich hier?".
Zweitens, Ruhe. Eine Oberfläche darf nicht schreien. Sie darf nicht mit Benachrichtigungen blinken, mit Zählern leuchten, alle dreißig Sekunden Aktion verlangen. Die zweite Version handelt von Stille: nur das, was jetzt wichtig ist, ohne Lärm, ohne Druck, ohne überflüssige Fenster.
Drittens, Komfort in echten Abläufen. Was im Schema logisch aussieht, kann in der Praxis unbequem sein, etwa wenn fünf Klicks nötig sind, um eine Shooting-Zeit zu verschieben, die einfach um eine Stunde nach hinten gerutscht ist. Wir sind die häufigsten Operationen durchgegangen und haben den Weg dorthin auf das Minimum verkürzt.
Kund:innen, jetzt wirklich an einem Ort
In der ersten Version sammelte die Kund:innen-Karte schon die Interaktionshistorie. In der zweiten haben wir sie zum echten Zentrum gemacht. Du öffnest eine Kund:in und siehst sofort: wie viele Shootings es gab, welche Leistungen gebucht wurden, wie viel bezahlt wurde, ob es offene Aufträge gibt, welche letzte Galerie aktiv ist, was der nächste Schritt ist. Ohne Tab-Wechsel, ohne Suche in anderen Bereichen.
Wenn ein:e Kund:in anruft und etwas zu einem vergangenen Shooting fragt, Karte geöffnet, alles vor dir. Wenn jemand zum ersten Mal schreibt, das System legt automatisch eine Karte an, sobald die Person sich über das Online-Formular einbucht, mit allen angegebenen Daten.
Online-Buchung, ohne E-Mail-Pingpong und ohne Überraschungen
Die Online-Buchungsseite ist vermutlich der für Kund:innen spürbarste Teil des Systems. In der zweiten Version haben wir sie vollständig überarbeitet. Kund:innen sehen nur tatsächlich verfügbare Slots, die, die gerade in deinem Kalender frei sind, unter Berücksichtigung aller Fotograf:innen, Pausen und freien Tage. Sie müssen nicht ins DM schreiben, auf Antwort warten, den Terminplan abklären. Auswählen, klicken, Bestätigung per Mail erhalten.
Die Buchung erscheint sofort in deinem Kalender, ohne dein Zutun. Und du machst weiter, was du gerade gemacht hast, weil das System diesen Schritt für dich übernimmt.
Wenn du mehrere Fotograf:innen hast, kann die Person eine konkrete Spezialist:in wählen, und sieht nur deren freie Zeiten. Wenn deine Studio-Logik eine Anzahlung für bestimmte Shooting-Arten verlangt, durchläuft die Buchung die Zahlung auf derselben Seite, ohne Weiterleitungen und Telefonate.
Aus der Praxis
Ein Studio aus der Nürnberger Region, das ADON CRM V2 in der Beta getestet hat, berichtet: Die Anzahl der „Wann sind Sie frei?"-Anrufe und -Nachrichten ist so stark gefallen, dass ein:e Mitarbeiter:in der Anmeldung zur eigentlichen Aufgabe zurückkehren konnte, statt eingehende Nachrichten zu sortieren. Das ist genau der „Ruhe-Effekt", den wir meinen, nicht durch Ignorieren, sondern dadurch, dass die Frage gar nicht erst entsteht.
Kalender und Team, ohne Überschneidungen und Verwirrung
Der Kalender ist in der zweiten Version leiser und präziser geworden. Tag, Woche, Monat, wähle die passende Ansicht. Jede Buchung ist nicht eine leere Zeile mit Uhrzeit, sondern ein vollwertiger Eintrag mit Name, Leistung, Fotograf:in und Zahlungsstatus. Klicken, alles auf einmal sehen.
Wenn im Studio mehrere Personen arbeiten, sehen Inhaber:innen den Teamkalender in einem Fenster. Klar, wer beschäftigt ist, wer frei ist, ob es Überschneidungen gibt. Du kannst ein Shooting zwischen Fotograf:innen umverteilen, ein paar Klicks, ohne Anrufe wie „nimmst du das?".
Jede:r Mitarbeitende arbeitet im eigenen Bereich mit den nötigen Rechten. Fotograf:innen sehen ihre Shootings und Galerien. Die Anmeldung arbeitet mit Kund:innen und Zahlungen. Inhaber:innen sehen alles. Keine geteilten Passwörter, kein „schick mir den Zugang nochmal", keine Konfigurationsdatei, die nur eine:r kennt.
Workflow, der Auftrag auf einem Bildschirm
Jedes Shooting durchläuft seine Phasen: Anfrage, Anzahlung, Bestätigung, Shooting, Bearbeitung, Galerie, Bildauswahl, Restzahlung, Auslieferung. Jedes Studio hat dabei seinen eigenen Ablauf, und V2 lässt sich darauf einstellen.
Was sich in der zweiten Version verändert hat, ist die Art, wie du deine Aufträge siehst. Keine Liste mit unklaren Status, sondern eine übersichtliche Tafel: Wo steht dieser Auftrag gerade, was wartet auf eine Aktion, was ist abgeschlossen. Morgens geöffnet, in dreißig Sekunden ist klar, womit der Tag startet. Du musst nichts im Kopf behalten und keine Aufgaben in einen separaten Planer abschreiben.
Sobald die Anmeldung eine Zahlung erfasst hat, siehst du sofort den aktuellen Status. Sobald ein:e Kund:in Bilder in der Galerie ausgewählt hat, entsteht bei dir eine Aufgabe für die Bearbeitung. Sobald der Auftrag geschlossen ist, landet er automatisch in der Auswertung. Niemand fragt mehr „ist das schon erledigt?", weil die Antwort sichtbar ist.
Galerien, ohne separate Cloud und ohne E-Mail-Verkehr
Nach dem Shooting kommt der Moment, der für deine Kund:innen besonders wichtig ist. Sie warten auf die Bilder. In der zweiten Version haben wir die Arbeit mit Galerien noch weiter vereinfacht, für dich und für sie.
Du erstellst die Galerie direkt im System und schickst einen kurzen Link. Niemand muss sich registrieren, eine App herunterladen, einen Cloud-Dienst verstehen oder ein fremdes Abo bezahlen. Link öffnen, eigene Bilder sehen.
Kund:innen können Bilder durchblättern, Favoriten markieren, zu einzelnen Aufnahmen Kommentare schreiben. Wenn beispielsweise 20 bearbeitete Fotos im Paket enthalten sind, wählen sie ihre Auswahl direkt in der Galerie, und du siehst sofort, welche Bilder zur Retusche anstehen. Wenn jemand zusätzliche Bilder kaufen möchte, bezahlt direkt auf derselben Seite, du bekommst eine Benachrichtigung. Wenn alles fertig ist, lädt die Person die finalen Dateien über denselben Link.
Der gesamte Ablauf von der Vorschau bis zur Auslieferung läuft ohne „schicken Sie mir das nochmal"-Mails, ohne Versand schwerer Archive und ohne manuelle Kontrolle deinerseits. Mehr dazu, wie professionelle Galerien Kund:innen begeistern, findest du in unserem Artikel Online-Galerien: So begeisterst du deine Kunden.
Zahlungen, ehrliches Bild ohne Excel-Tabellen
Geld ist der empfindlichste Teil eines kleinen Unternehmens. In der zweiten Version ist der finanzielle Teil transparenter und einfacher geworden. Pro Kund:in siehst du: was geschuldet ist, was bereits eingegangen ist, ob es offene Beträge gibt. Pro Zeitraum: was eingegangen ist, welche Leistungen am meisten zur Umsatzsumme beigetragen haben, welche Aufträge noch offen sind.
Online-Zahlungen laufen über Stripe. Das heißt, Kund:innen zahlen mit Karte direkt auf der Seite, ohne Überweisungen, ohne manuelle Abgleiche. Die Zahlung wird automatisch erfasst, der Auftragsstatus aktualisiert sich.
Das ersetzt keine Buchhaltung und tritt nicht als vollwertiges Buchhaltungssystem auf. Es ist ein ehrliches, aktuelles Bild dessen, was gerade mit dem Geld in deinem Studio passiert. Ohne Parallel-Datei und ohne das Risiko, etwas zu vergessen.
Auswertung, keine Charts um der Charts willen
Inhaber:innen müssen verstehen, wie ihr Business läuft, nicht nach Bauchgefühl, sondern nach konkreten Zahlen. In der zweiten Version haben wir aus der Auswertung alles entfernt, was schön aussah, aber bei Entscheidungen nicht half, und nur das gelassen, was wirklich wichtig ist.
Wie viele Shootings im gewählten Zeitraum stattfanden. Wie viele neue Kund:innen kamen. Welche Leistungen am häufigsten gewählt wurden. Wie hoch der Umsatz war. Ein einfaches Dashboard, geöffnet, gesehen. Es muss nichts eingestellt werden: Daten sammeln sich automatisch im laufenden Betrieb.
Wenn eine Leistung besser läuft als andere, sieht man das. Wenn bestimmte Monate traditionell stark sind, kann man sich vorbereiten. Wenn der Strom der Anfragen zurückgeht, bemerkst du das früher, als die Lage angespannt wird. Mehr darüber, welche Kennzahlen für Fotograf:innen wirklich zählen, findest du in unserem CRM-Tipps-Artikel.
Support, direkt aus der Oberfläche
Jedes System wirft irgendwann Fragen auf. In V2 haben wir es so gemacht, dass du nicht E-Mail, Messenger oder FAQ durchsuchen musst. Der Support-Button ist direkt im System verfügbar, in jedem Bereich. Klicken, schreiben, abschicken. Das Team sieht den Kontext deiner Anfrage und kann schneller helfen.
Was sich nicht ändert, und warum das wichtig ist
Eines haben wir bewusst nicht angerührt, weil es von Anfang an richtig war: Alle Daten liegen in Deutschland, auf einer verlässlichen Infrastruktur, und die Lösung ist GDPR-konform aufgebaut. Für den europäischen Markt ist das keine „nette Kleinigkeit", sondern eine grundlegende Notwendigkeit.
Was sich im Geist des Systems verändert hat: Wir haben aufgehört, Dinge hinzuzufügen „weil wir können", und angefangen, Dinge zu entfernen „weil wir können". Eine einfache Oberfläche heißt nicht primitive Oberfläche. Sie heißt, keine überflüssigen Fragen, keine überflüssigen Klicks, kein überflüssiger Lärm.
Was als nächstes kommt
Die zweite Version ist kein Endpunkt, sondern ein neues Fundament. Die Art, wie wir die letzten sechs Monate gearbeitet haben (aufmerksam zuhören, beobachten, testen), ist die Art, wie wir auch weiter arbeiten werden. Wenn du ein konkretes Szenario hast, in dem das System bequemer sein könnte, schreib uns. Genau dafür ist der Support-Button im Inneren der Software gemacht.
Und falls du ADON CRM noch nicht ausprobiert hast, jetzt ist der richtige Moment. Schau dir unsere CRM-Übersicht an oder starte direkt in die kostenlose Testphase.